Cómo ser mucho más productivo en ocho pasos

No nos da la vida y se nos escapa el tiempo, pero tiene solución si evitamos unos errores comunes

Solange Vázquez
SOLANGE VÁZQUEZ

A menudo nos da la sensación de que las veinticuatro horas del día se nos quedan cortas para hacer todo lo que queremos. Y, al final, como el trabajo y otras obligaciones nos 'comen' la mayoría del tiempo, terminamos sacrificando nuestras aficiones y esos ratos con los seres queridos, que son los que nos equilibran y dan fuerzas para continuar... ¿Tiene esto solución? Sí, no debemos resignarnos: podemos sacar mucho más rendimiento al día siguiendo unas rutinas y evitando errores muy comunes.

«Hay que ser el jefe de pista», como el de un circo, resume Kenneth Zeigler, experto en productividad que ha trabajado para aumentar la eficiencia de grandes empresas (Toys 'R' Us, Hertz) e incluso de la Reserva Federal de Estados Unidos. Esto quiere decir que hemos de tener controlado lo que hacemos, no andar por ahí como pollo sin cabeza. Para ello, Zeigler apunta dos pilares necesarios para empezar: tener unas perspectivas realistas y contar con lo que el llama una 'lista maestra', donde tengamos apuntado todo.

Para Marcos Razzetti, especialista en eficiencia y negocios digitales y CEO de Blue Hack Media Group, hay un otro punto básico que debemos tener en cuenta antes de enfrentarnos al montón de tareas que nos reserva cada día: debemos cuestionarlas. «Ser productivo, para mí, consiste en hacer las cosas correctas (quizá algunas no tenemos por qué hacerlas), de la forma correcta y en el momento correcto», explica. Ahí van ocho claves para aprovechar mejor el día.

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No improvisar

Necesitamos una buena rutina que nos ayude a no dispersarnos. Al finalizar nuestra semana laboral debemos hacer un 'planning' (aunque no sea muy detallado) de la siguiente y ponerlo por escrito (hay apps como Google Calendar que nos ayudan, pero, si no, en papel o en cualquier documento). Debemos dejar 'atado' al máximo posible lo que vamos a hacer. Y luego, día a día, detallar más aún la jornada siguiente. «Si no tenemos un plan, estamos invirtiendo tiempo y energía en decidir qué vamos a hacer», advierte Razzetti. ¿No es algo agobiante tenerlo todo agendado al milímetro? «La idea es adaptarlo a tu personalidad de modo que te sientas cómodo. Yo, por ejemplo, soy una persona muy estructurada y para mí todo debe tener un 'paso a paso'. Pero alguien más creativo debe organizar lo justo y necesario», apunta Razzetti.

2

Empezar antes el día

«Es mejor comenzar temprano y salir puntual que empezar puntual y salir tarde». Este es uno de los postulados clave de Zeigler, quien destaca que «el 90% de la productividad se logra por la mañana». En este periodo estamos más frescos, somos más rápidos y cometemos menos fallos. Por eso aconseja hacer las cosas más difíciles o laboriosas al inicio de la jornada y no al final, que es lo que solemos hacer cuando algo no nos apetece. Razzetti coincide con él: las cuatro primeras horas son las más productivas. Pero hay un espacio que debería ser de especial protección: el lunes por la mañana. Es cuando estamos arrancando y organizando la semana. Si ponemos ahí una reunión –hay que acotarlas siempre– o perdemos este tiempo precioso, vamos a arrastrar las consecuencias los días siguientes, según las lecciones de Zeigler.

3

Trabajar en 'sprints'

¿Cómo podemos aprovechar ese arranque de la jornada? Razzetti apunta que es conveniente seguir una estrategia de 'sprints', que consiste en hacer paréntesis intensos de trabajo con pequeños tiempos de descanso. Así, dividimos las horas en bloques de 50 minutos (en estos periodos se está al 100% concentrado) y dejamos 10 para descansar (mejor si nos levantamos). Si nos cuesta mantener la atención tanto tiempo, la proporción puede ser de 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. «Lo importante es el concepto de mantener el foco, que es uno de los factores más importantes en la productividad», subraya Razzetti. Según Zeigler, la atención decae de forma estrepitosa a los 90 minutos de estar concentrado, así que no tiene sentido darse pechadas y quedarse sentado un montón de tiempo.

En España «todavía existe la percepción de que es más productivo trabajar por horas que por objetivos», destaca Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya. Según añade, el 86% de los españoles piensa que sus vidas podrían mejorar si tuviesen la oportunidad de trabajar con mayor flexibilidad. El presencialismo laboral hace que, estés produciendo o no, tengas que seguir 'atado' a la silla.

4

Controles cada treinta minutos

Aunque tengamos la jornada 'controlada', tendemos a dispersarnos. Por eso, es conveniente ponernos alguna alarma cada media hora para ver si nos estamos yendo por los cerros de Úbeda. Y volver al camino recto si es necesario. Hay un truco para 'reorientarse': colocar en nuestro lugar de trabajo un objeto –una planta, un muñeco, un cuadro...– al que debemos dirigir la atención cuando notamos que esta se ha ido de paseo. Una especie de 'imán'. Si te distraes, 'regresa a él' y vuelve a centrarte.

5

'La hora del bombero'

Sí, lo tenemos todo planeado. El problema es que el día a día nos obliga a improvisar, así que Razzetti aconseja dejar un hueco para lo que él llama 'la hora del bombero', un tiempo que vas a dedicar a 'apagar incendios', es decir, a ocuparte de imprevistos y marrones que te acaban de caer. Eso sí, tenemos que valorar la urgencia de estos asuntos. He aquí una clave: si no es ni urgente ni importante, simplemente olvidémoslo. Si podemos solucionarlo en cinco minutos, lo hacemos y así nos lo quitamos de encima. Si no hace falta de forma inminente, lo dejamos para 'La hora del bombero', que se puede colocar al final de la jornada para que no interrumpa.

6

Reservar tiempo para ti

Sí, es como 'la hora del bombero'. Hay que planificar este tiempo con antelación, porque si no corremos el riesgo de que el día a día nos devore esta parte y al final nos quedemos sin el ratito para nosotros y los nuestros. Colocaremos este espacio donde más nos convenga, pero intentaremos respetarlo. El deporte, mejor antes de empezar a trabajar o al final de la jornada. Hay apps que permiten ejercitarte en casa (quince minutos, treinta... lo que puedas), así que no hay excusa, aunque conviene reservar al menos tres días a la semana para dedicar más tiempo a la actividad física.

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No ser esclavo del email

Cierto es que no podemos ignorarlo sin más, pero tampoco mirarlo todo el rato y atender a todos según van cayendo. Razzetti recalca una y otra vez esta idea: cada vez que cambiamos de actividad, perdemos atención, energía y tiempo. Por eso es mejor hacer huecos en tu jornada laboral para mirar el correo electrónico y el whatsapp y contestar a mensajes. Lo mejor es a primera hora, a mediodía y al terminar el trabajo. Si por exigencias del trabajo necesitamos realizar estos repasos con más frecuencia, dejamos cinco minutos cada hora.

8

Terminar bien el día

Revisamos las tareas que teníamos previstas y miramos cuántas hemos cumplido. ¿Qué ha fallado y por qué?, ¿qué deberíamos cambiar? Y organizamos el día siguiente aprendiendo de los errores. Y, sea como sea, ante todo, nos damos una recompensa: hacemos ejercicio, cocinamos, jugamos con los hijos, leemos, vemos una serie, salimos con amistades, comemos una onza de chocolate... ¡que al día siguiente comienza otra vez la batalla!

Los enemigos de la eficiencia

¿Pero por dónde se nos va el tiempo?

Los 'objetos brillantes'

«Tenemos que evitar los 'objetos brillantes': llamamos así a esas cosas que nos alejan del foco y se llevan nuestra atención», señala Razzetti. ¿El principal? El móvil. Su simple presencia afecta a la habilidad del cerebro para retener y procesar información. «Los móviles son un estímulo cotidiano en nuestra vida y el cerebro les presta atención consciente o inconscientemente siempre que estén a nuestro alcance», aclara María José Acebes, neuropsicóloga y profesora colaboradora de los Estudios de Psicología y Ciencias de la Salud de la UOC. Así que mejor lejos si queremos concentrarnos.

Las mini-interrupciones

Razzetti aboga por bloquear a ratos los dispositivos electrónicos que nos despistan y las notificaciones. Ya, pero ¿y si nos es imposible 'desconectar' porque tenemos que estar localizables? «Puedes darle el móvil a alguien y que solo te avise cuando se trate de un tema importante. Por ejemplo, a un asistente o algún amigo o familiar. La idea es minimizar la tentación de agarrarlo y utilizarlo para algo no urgente. También se pueden desactivar la mayoría de las notificaciones salvo las fundamentales», apunta.

La multitarea

La multitarea (multitasking) provoca una reducción de la productividad y hay estudios que apuntan a que conlleva un coste para la economía global de 450.000 millones de dólares al año. Como apunta Diego Redolar, neurocientífico de la UOC, «cuando se realizan varias tareas a la vez, la eficiencia de la ejecución merma de una forma muy acentuada». La multitarea es un mito. Neurológicamente, es imposible. «Cuando tratas de hacer más de una cosa a la vez, estás cambiando tu atención de un sitio a otro... y pagas una penalización», confirma Razzetti.

El desorden físico

Terry Lindberg, otro experto en productividad, considera fundamental trabajar en un entorno ordenado, sin distracciones alrededor. «Acaba con el desorden físico.Montones de libros sin leer, proyectos que nunca has terminado, papeles... Aunque no te quedes sentado mirando estas cosas todo el tiempo, es probable que tu cerebro las esté captando», advierte. Nuestra cabeza va por libre a veces. Ocurre, según indica, con las notificaciones. Aunque no abramos los mensajes, sólo saber que están ahí dispersa nuestra atención. «Entramos en el 'me pregunto qué dirá ese mensaje'. Si realmente te necesitan, te llamarán», tranquiliza. Así que las notificaciones deberíamos desactivarlas si queremos máxima concentración. O reducirlas.

Los 'inoportunos'

Si alguien nos interrumpe, hay que hacerle saber que estamos en medio de algo, pero que le prestaremos toda nuestra atención más tarde. «Deja que todos a tu alrededor sepan el propósito de tu 'bloqueo' y pide que no te interrumpan», aconseja Razzetti.

No saber delegar ni decir 'basta'

«Sólo debes preocuparte por las cosas que te corresponden. Puede ser difícil de entender cuando estás intentando ser un buen miembro del equipo y sientes que tienes el tiempo para asumir más cosas, pero la realidad es que ocuparte de lo que no te toca solamente te suma estrés innecesario y se convierte en un obstáculo para el trabajo de todos», subraya Razzetti. Así que enfoca toda tu energía en hacer bien las tareas que son tu responsabilidad y deja que los demás hagan su parte. Asimismo, siempre hay más que hacer en el trabajo, así que depende de ti decir 'basta'. En algún momento tienes que parar. Según las teorías de Kenneth Zeigler, quedarse a trabajar hasta tarde es contraproducente. A última hora somos menos eficientes, estamos cansados y vamos a empezar el día siguiente en malas condiciones.